Kassenbons bis 250 Euro sind als Kleinbetragsrechnungen ausgenommen, ebenso alle Verkäufe an Privatkunden. Kauft ein Unternehmen, etwa ein Gastronom, für mehr als 250 Euro ein, ist eine E-Rechnung nötig. Diese Rechnung wird nicht an der Kasse, sondern zentral in dicommerce erstellt und als E-Rechnung versendet. Für Kassenbons gelten außerdem die Regeln der Kassensicherungsverordnung mit TSE, die dikasse erfüllt.
E-Rechnung im Getränkehandel: Was gilt und wie .dicommerce sie umsetzt
Glossar
Das Wichtigste auf einen Blick
Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt.
Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 01.01.2028 alle.
Kassenbons bis 250 Euro und Verkäufe an Privatkunden sind ausgenommen.
dicommerce erstellt Rechnungen und Sammelrechnungen als ZUGFeRD / Factur-X (Profil EN 16931), XRechnung-konform, und versendet sie automatisch per E-Mail.
Pfand und Leergut stehen als eigene Positionen in der E-Rechnung, Korrekturen gehen als Korrekturrechnung mit Bezug auf die Ursprungsrechnung hinaus.
Pflichtfelder werden vor dem Versand geprüft; archiviert wird GoBD-konform über d.velop oder ein anderes Dokumentenmanagementsystem.
Das Einlesen eingehender E-Rechnungen über die elektronische Rechnungskontrolle ELRA ist in Entwicklung.
Was gilt bei der E-Rechnungspflicht für Getränkehändler?
dicommerce (auch .dicommerce geschrieben) ist die Warenwirtschaft der dicom GmbH für den Getränkehandel. dicommerce erstellt Rechnungen und Sammelrechnungen als E-Rechnung im Format ZUGFeRD / Factur-X im Profil EN 16931, XRechnung-konform, prüft vor dem Versand die Pflichtfelder und übergibt jeden Beleg zur Archivierung an das angebundene Dokumentenmanagementsystem. Damit erfüllen Getränkegroßhändler die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen, die ab 2027 schrittweise gilt.
Die E-Rechnungspflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also etwa an Gastronomie, Einzelhandel und Getränkemärkte, nicht den Verkauf an Privatkunden. Laut den BMF-Schreiben zur E-Rechnung gilt:
| Ab wann? | Was gilt? |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können, zum Beispiel von Brauereien und Lieferanten. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. |
| bis 31.12.2026 | Rechnungen dürfen noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausgestellt werden. |
| ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Darunter ist Papier oder PDF mit Zustimmung bis 31.12.2027 weiter zulässig. |
| bis 31.12.2027 (EDI) | Unabhängig vom Umsatz dürfen Rechnungen noch im EDI-Verfahren übermittelt werden, zum Beispiel als EDIFACT-Rechnung einer Brauerei, auch wenn sie nicht der EN 16931 entsprechen. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 UStG). |
| ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen stellen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen aus. |
| dauerhaft ausgenommen | Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, also auch übliche Kassenbons im Getränkemarkt, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Empfangen können müssen Unternehmen auch diese elektronisch. |
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL; ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Maßgeblich ist der maschinenlesbare Teil, und dieser Datensatz muss unverändert und lesbar über die gesamte Aufbewahrungsfrist gespeichert werden.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt .dicommerce?
Ausgang: Rechnungen an Kunden
- ZUGFeRD / Factur-X im Profil EN 16931: ein PDF/A-3 zum Lesen mit den maschinenlesbaren XML-Daten als Anhang, für Rechnungen, Sammelrechnungen sowie Bar- und Tagesrechnungen.
- XRechnung: Die XML-Daten erzeugt dicommerce XRechnung-konform und prüft dabei die Pflichtangaben der XRechnung (BR-DE), die bei öffentlichen Auftraggebern zwingend sind. Die Leitweg-ID kommt aus dem Kundenstamm.
- Gutschrift und Korrektur: Ein Storno geht als Korrekturrechnung mit Verweis auf die Ursprungsrechnung hinaus, ein Beleg mit negativem Betrag automatisch als Gutschrift.
- Erstellen und Versenden von E-Rechnungen gilt nicht nur für dicommerce, sondern für alle drei Produktlinien von dicom: dicommerce, GESOFT und BSI.
dicommerce unterstützt die jeweils gültigen und gesetzlich geforderten Versionen von ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. Ändern sich die Vorgaben, passt dicom die Software entsprechend an.
Eingang: Rechnungen von Lieferanten und Brauereien
- Heute: Rechnungsdaten im EDIFACT-Format liest dicommerce mit der elektronischen Rechnungskontrolle ELRA automatisch ein und ordnet sie den Wareneingängen zu.
- In Entwicklung: Das Einlesen von E-Rechnungen (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) über ELRA steht kurz vor der Fertigstellung. Bis dahin genügt für den gesetzlich geforderten Empfang ein E-Mail-Postfach.
Wie werden Pfand und Leergut in der E-Rechnung abgebildet?
Im Getränkehandel gehört Pfand auf fast jede Rechnung. dicommerce bildet es in der E-Rechnung so ab:
- Pfand je Position: Zu jeder Vollgutposition mit Pfand erzeugt dicommerce eine eigene Rechnungszeile für das Leergut, mit eigenem Pfandpreis und eigenem Steuersatz.
- Leergutrücknahme: Zurückgenommenes Leergut erscheint als eigene Rückgabepositionen in der E-Rechnung.
- Rabatte und Zuschläge: Rabatte und Zuschläge auf Positions- und Belegebene werden in die XML-Daten übernommen.
- Sammelrechnung mit Lieferscheinbezug: Für Gastronomie und Heimdienst rechnet dicommerce periodisch ab, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich. Dafür gibt es drei Druckarten: Ware im Einzelnachweis mit kumuliertem Pfand, Ware und Pfand kumuliert oder Ware und Pfand je Lieferschein mit einem zusätzlichen kumulierten Leergutblock.
Wie läuft eine E-Rechnung in .dicommerce ab?
- Erstellen: Rechnung oder Sammelrechnung wird aus Auftrag oder Lieferschein erzeugt. Die Pflichtangaben kommen aus den Stammdaten: Anschrift und USt-ID der Betriebsstätte, USt-ID und Anschrift des Kunden, Bankverbindung, bei Lastschrift Gläubiger-ID, IBAN und Mandatsreferenz, optional die GTIN (EAN) je Artikel.
- Prüfen: Beim Druck prüft dicommerce die Pflichtfelder. Beim Einzeldruck zeigt das System fehlende Angaben sofort an, und der Anwender pflegt sie nach oder druckt ohne XML-Teil. Beim Sammeldruck und bei Bar- und Tagesrechnungen läuft der Druck weiter; fehlerhafte Belege werden protokolliert und für diese Kunden nicht als E-Rechnung erzeugt.
- Versenden: Je Kunde und Belegart ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, dann geht die Rechnung beim Drucken automatisch als E-Rechnung per E-Mail hinaus; Betreff und Text sind je Belegart vorbelegt. Ohne Adresse wird gedruckt.
- Festschreiben: Ab dem Druck ist eine Rechnung nicht mehr änderbar. Korrekturen laufen nur über einen Stornobeleg, die Rechnung wird mit neuer Belegnummer neu erfasst. Der Stornobeleg geht ebenfalls als E-Rechnung hinaus, als Korrekturrechnung mit Verweis auf die Ursprungsrechnung.
- Archivieren und buchen: Jeder Beleg wird bei der ersten Ausgabe an d.velop oder ein anderes Dokumentenmanagementsystem übergeben. Beim Tagesabschluss gehen die Rechnungen an die Finanzbuchhaltung und mit der DATEV-Übergabe im Format EXTF Version 700 an den Steuerberater.
Wie werden Rechnungen GoBD-konform archiviert?
Die Archivierung selbst übernimmt nicht dicommerce, sondern das angebundene Dokumentenmanagementsystem. dicommerce sorgt dafür, dass die Belege vollständig, unverändert und nachvollziehbar dort ankommen:
- Fortlaufende Nummern: Belegnummern werden je Belegart fortlaufend vergeben, der Anwender kann die Vergabe nicht beeinflussen, und die Vergabe wird protokolliert.
- Unveränderbarkeit: Wird ein Beleg in einen Folgebeleg gewandelt, ist der Vorgänger gesperrt; die Originalfassung bleibt in der Datenbank. Gedruckte Rechnungen sind nicht mehr bearbeitbar.
- Änderungshistorie: Seit Release 6.0 (2019) protokolliert dicommerce feldgenau jede Änderung an Stamm- und Belegdaten.
- Übergabe ans Archiv: Für d.velop gibt es ab Release 2023 (10.0) eine direkte Anbindung über eine REST-Schnittstelle, je Belegart freigeschaltet und verschlagwortet; andere Dokumentenmanagementsysteme werden über eine Beschreibungsdatei angebunden. Die revisionssichere Aufbewahrung über die gesetzliche Frist leistet das Dokumentenmanagementsystem.
- Betriebsprüfung: dicommerce stellt die Daten nach GoBD (früher GDPdU) für den Datenzugriff der Finanzverwaltung bereit.
Ein GoBD-Zertifikat oder Testat gibt es für dicommerce nicht; die Merkmale oben sind in der Produktdokumentation beschrieben und Grundlage der Verfahrensdokumentation des Händlers.
.dicommerce: Warenwirtschaft für den Getränkefachhandel
E-Rechnung als ZUGFeRD / Factur-X, XRechnung-konform, Pflichtfeldprüfung, Pfand und Leergut als eigene Positionen, automatischer E-Mail-Versand, Archiv-Anbindung an d.velop und DATEV-Übergabe in einem System.
Dieser Beitrag gibt den Stand der BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026 wieder (Stand November 2026) und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
