Schnittstellen von .dicommerce, .dikasse und GESOFT: Buchhaltung, Brauereien, Bestellplattformen und Kasse

Die Schnittstellen auf einen Blick

Datenrichtung: → aus der Warenwirtschaft hinaus, ← in die Warenwirtschaft herein.

Wie automatisiere ich die Buchhaltung im Getränkegroßhandel?

.dicommerce übergibt alle buchungsrelevanten Vorgänge an DATEV, im DATEV-Format EXTF Version 700. Damit ist auch DATEV Unternehmen online anschließbar. In einem Lauf lassen sich diese Buchungsarten in beliebiger Kombination übergeben:

• Rechnungsausgänge aus Großhandel und Einzelhandel, einschließlich der Kassentagesumsätze aus .dikasse
• Rechnungseingänge aus Großhandel und Einzelhandel Ausgleichsbuchungen der Kassentagesabschlüsse, etwa EC-Zahlungen, Barzahlungen und Gutscheine
• Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge über Bank- und Barkonten
• Debitoren- und Kreditorenstammdaten mit DATEV-Nummer

Doppelte Übergaben sind ausgeschlossen: Die Übergabe enthält nur Buchungen, die noch nicht übergeben wurden, und markiert jede übertragene Buchung. Ein Export lässt sich im Exportarchiv zurücksetzen und neu erzeugen. Üblich ist ein Lauf je Monat. Für die Einrichtung werden Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen und Kontenlänge mit dem Steuerberater abgestimmt.

DATEV erhält von .dicommerce eine reine Datenübergabe, keine Belegbilder. Über ein Zusatzmodul lassen sich die offenen Posten der Kunden aus der Finanzbuchhaltung zurück in .dicommerce importieren. Der Rückimport setzt eine feste Reihenfolge der Arbeitsschritte voraus, damit offene Posten in Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Lieferantenrechnungen im EDIFACT-Format liest .dicommerce mit dem Rechnungsabgleich ELRA ein und ordnet sie den Wareneingängen zu. Fällige Forderungen zieht .dicommerce per SEPA-Basis- oder SEPAFirmenlastschrift ein und gleicht danach die offenen Posten aus.

GESOFT Finanzbuchhaltung übergibt an den Steuerberater über die DATEV-Schnittstelle in Version 5 als CSV-Dateien. Wählbar sind alle Buchungen oder nur die Rechnungsausgänge aus der Auftragsbearbeitung, dazu die Stammdaten der bebuchten Kunden und Lieferanten. Bei Sachkonten mit mehr als vier Stellen wird das erweiterte DATEV-Format (KNE) genutzt. Ist in der Auftragsbearbeitung die Archivierung aktiv, gibt GESOFT Finanzbuchhaltung die Beleg-PDFs mit dem DATEV-Export mit. Übergebene Buchungen erhalten eine DATEV-Kennung und lassen sich auf Wunsch festschreiben, ein Export ist für denselben Zeitraum rücksetzbar. Außerdem liest GESOFT Finanzbuchhaltung Kontoauszüge im Format MT940 ein, erzeugt SEPA-Lastschriftdateien, übermittelt Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung über ELSTER und stellt Buchhaltungsdaten per GDPdU-Export für die Betriebsprüfung bereit.

Wie verbessere ich die Anbindung zwischen Lager und Kasse?

.dikasse und .dicommerce teilen Artikel, Preise und Bestände, sodass nichts doppelt gepflegt wird. Neue Preise und Stammdaten gehen aus der Zentrale an jede Kasse; Abverkäufe und Bestände kommen täglich zurück. Im Einzelnen:

• Tagesabschluss: Der Kassenabschluss geht artikelgenau an die Finanzbuchhaltung und von dort mit der DATEVÜbergabe an den Steuerberater.
• Bestellvorschläge: .dikasse erstellt automatische Bestellvorschläge und sendet sie an .dicommerce; .dicommerce kann auch selbst Vorschläge für die Märkte berechnen. Grundlage sind Mindestbestand, Bestellpunkt, Bevorratungstage und Dispoformel je Artikel und Markt.
• Bestellung beim Lieferanten: Die Vorschläge werden zentral geprüft, per Klick in Bestellungen umgewandelt und gesammelt an die Lieferanten geschickt, bei entsprechender Anbindung elektronisch per EDI.
• Nachschub aus dem Markt: Märkte fordern Ware an der Kasse oder mobil per .dimde an; diese Bestellungen gehen beim Tagesabschluss automatisch an die Zentrale und erscheinen im Großhandel als Lieferschein.
• Wareneingang: Trifft die Ware ein, wird die Bestellung an der Kasse als Wareneingang übernommen.

Fällt das Netz in einer Filiale aus, laufen Kassieren, Leergutannahme und Tagesabschluss ohne Einschränkung weiter. Jede Kasse arbeitet mit einer eigenen lokalen Datenbank; die Tagesdaten gehen beim nächsten Datenaustausch automatisch und vollständig an die Zentrale. Der größte Kunde steuert so rund 300 Filialen mit knapp 1.000 Kassen zentral.

GESOFT Kasse tauscht Daten mit GESOFT Handel über Austauschordner auf dem Server oder über einen Cloud-Ordner zwischen Standorten: Stammdaten gehen an die Kasse, Bons, Tagesabschlüsse und Kassiererabschlüsse kommen als XML-Dateien zurück und werden im Hauptsystem automatisch verarbeitet. Bei großen Datenbeständen kann die Kasse direkt an die Zentraldatenbank angebunden werden. Kassendaten lassen sich zusätzlich je Kasse und Zeitraum als CSV exportieren.

Welche Absatzmeldungen an Brauereien und Industrie sind möglich?

Absatzmeldungen an Brauereien, Brunnen und Hersteller erstellt .dicommerce aus den Verkaufsdaten, je Kunde und Artikel in Gebinden und in Hektolitern. Diese Wege stehen zur Verfügung:

• GEDAT: Die Meldedateien werden im GEDAT-Format bereitgestellt; der GEDAT-Konverter trennt sie nach Empfänger und versendet sie. Absätze von Getränkeabholmärkten lassen sich optional mitmelden.
• GECON: Sammelmeldung als EDI mit den von GECON vorgegebenen Dateien slsrpt.sls (Absatz) und partin.par (Stammdaten).
• GEFAKO: Großhandels- und Marktabsätze mit einer Stammdaten- und einer Absatzdatei nach GEFAKO-Vorgabe.
• Direkt per EDI: Eine EDI-Anbindung an Brauereien und Hersteller ist grundsätzlich möglich. dicom richtet sie je Partner individuell ein.
• Marktforschung: Absatzdaten in den vorgegebenen Formaten für IRI und Nielsen, für weitere Partner als abgestimmte CSV-Datei.

GESOFT Handel meldet über den Absatz-Datenversand an GEDAT oder GEFAKO. Je Meldezeitraum entstehen zwei TXT-Dateien, eine mit den Kunden und eine mit den abgesetzten Artikeln. Die Meldung ist für einzelne Lieferanten oder gesammelt über mehrere Lieferanten möglich. Voraussetzung sind die GEDAT-Teilnehmernummer und gepflegte ILN in Kunden- und Lieferantenstamm.

Wie kommen Bestellungen aus Bestellplattformen und Webshops in die Warenwirtschaft?

Bestellungen von Gastronomie- und Handelskunden laufen ohne Abtippen in .dicommerce und GESOFT Handel ein:

• 2G+ der GEFAKO: Freigeschaltete Kunden und Artikel gehen automatisch an die Bestell-App; Bestellungen kommen in .dicommerce in der Regel alle fünf Minuten als Auftragsbestätigung oder Lieferschein herein. Artikel werden über GTIN (EAN) dem GEFAKO-Artikelstamm zugeordnet. Über dasselbe Portal gehen Bestellungen per EDI an Lieferanten. Voraussetzung ist .dicommerce ab Version 2021; in GESOFT Handel übernimmt der GESOFT Service die Kommunikation.
• Kollex: Kunden, Artikel und Preise werden in festen Zyklen abgeglichen; Bestellungen kommen als Kundenvorbestellung oder Lieferschein herein. GESOFT Handel ist über eine REST-API angebunden.
• Gastivo: Artikel- und Kundendaten gehen an die Plattform, Bestellungen kommen in die Warenwirtschaft zurück. GESOFT Handel stellt die Daten über den Gastivo-Export bereit.
• Octopus: .dicommerce stellt Artikel- und Kundendaten für Octopus bereit und übernimmt die Bestellungen automatisch.
• .dicommerce Bestellshop: ein eigener B2B- oder B2C-Shop mit Kundensonderpreisen, Verfügbarkeitsampel und Direktimport der Bestellungen, gehostet in einer deutschen Cloud.
• Eigener Webshop: Weitere Webshops bindet dicom individuell an. GESOFT Handel hat dafür eine Standardschnittstelle, die offene Bestellungen per FTP abholt und direkt in die Auftragsbearbeitung übernimmt.

Wie werden Belege archiviert und versendet?

Jeder Beleg, der in .dicommerce zum ersten Mal ausgegeben wird, lässt sich automatisch archivieren. Für d.velop besteht ab Release 2023 (10.0) eine direkte Anbindung über eine REST-Schnittstelle; die Archivierung wird je Belegart freigeschaltet. Andere Dokumentenmanagementsysteme werden über eine frei gestaltbare Beschreibungsdatei mit Verschlagwortung angebunden; der Dienst diDMS übergibt die Belege im festen Intervall. Rechnungen, Mahnungen und Preisrundschreiben können als PDF an die E-POSTBUSINESS BOX gehen. Wie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD 2.5.2 und Factur-X erzeugt, geprüft und archiviert werden, beschreibt die Seite zur E-Rechnung.

Lassen sich Tourenplanung, Versand und Telefonie anbinden?

Touren werden in .dicommerce per Drag-and-drop mit Blick auf Gewicht und Fahrzeugauslastung geplant; die Fahrer-App nutzt eine Navigation mit Echtzeit-Verkehrsdaten. Externe Systeme zur Tourenoptimierung bindet dicom individuell an, zum Beispiel Logo3. GESOFT Handel hat eine Schnittstelle zu Track-Pilot: Die Tour geht vor der Übergabe an das MDE-Gerät an Track-Pilot und kommt mit optimierter Anfahrtsreihenfolge zurück. Touren und Stammdaten für die GESOFT Tour-App laufen über Austauschordner oder einen FTP-Server, erledigte Aufträge kommen zurück in die Auftragsbearbeitung.

Für den Paketversand stellt .dicommerce beim Belegdruck die Versanddaten für das DHL- bzw. UPS-Tool bereit; GESOFT Handel kann nach der Kommissionierung über eine externe Schnittstelle, etwa zu DPD, ein Versandetikett erzeugen. Für den Telefonverkauf ist die Telefonanlage per TAPI an .dicommerce angebunden. Andere Programme erhalten Artikel-, Kunden- und Lieferantenstammdaten sowie VK-Preislisten über den diconnector.

Was eine Branchenlösung bei Schnittstellen anders macht

.dicommerce, .dikasse und GESOFT sind reine Branchenlösungen für den Getränkehandel. Brauereimeldung, GEFAKO-Absatzmeldung, Bestellplattformen der Getränkebranche und die Leergut- und Pfandlogik sind Standard, sodass ein Getränkehändler ohne Anpassungen damit arbeiten kann. Branchenneutrale Warenwirtschaftssysteme müssen diese Anbindungen erst aufwendig und kostenintensiv ergänzen.

Wie läuft die Einrichtung einer Schnittstelle?

Jede Schnittstelle richtet die dicom GmbH ein, Ansprechpartner ist der Projektbetreuer bzw. das dicom-Support-Team; die Zugangsdaten der Partner werden dabei hinterlegt. Den laufenden Datentransfer mit dem Partner organisiert der Händler gemeinsam mit seinem Partner, etwa die Teilnahme bei GEDAT oder die Mitgliedschaft bei der GEFAKO. Vorbereiten sollten Sie:

• für DATEV: Mandantennummer, Beraternummer, Kontenrahmen und Kontenlänge vom Steuerberater
• für EDI und 2G+: die GLN (ILN) des eigenen Betriebs, je Betriebsstätte und je Lieferant
• für GEDAT: die Teilnehmernummer, die die GEDAT mitteilt
• für 2G+ und Kollex: die Zugangsdaten, die die GEFAKO bzw. Kollex vergibt
• für Bestellplattformen und Webshop: die Kennzeichnung der freizuschaltenden Kunden und Artikel